Coisas que você não pode esquecer antes de promover uma palestra
Você está planejando realizar um evento empresarial ou treinamento e para isso está em busca de Palestrante Motivacional? Não basta contratar bons palestrantes (o que também é fundamental). Para garantir o sucesso de um evento seja aberto, in company ou modular é preciso garantir com que o investimento empregado tenha resultados compensatórios. Para isto, preste atenção nestas valiosas dicas que podem garantir o sucesso de seu evento:
Data e estrutura física ideais
Tudo começa com a data de seu evento. Tenha certeza de que nenhum outro evento de grandes proporções do interesse de seu público alvo esteja ocorrendo na data de seu evento. O local do evento também precisa ser escolhido apropriadamente. A estrutura é fundamental. E não falo de ser ou não uma estrutura “faraônica”, já fui convidado para realizar palestra em locais com grande ostentação, mas, que não valorizaram os resultados almejados pelo evento. Espaços inadequados podem constranger o público esperado e dificultar o seu acesso, colocando-o menos receptivo ao tema abordado pelo Palestrante Motivacional. Se o treinamento é com grupos pequenos, dentro da empresa, por exemplo, veja se o espaço oferece condições para dinâmica de grupos. Se for realizar um evento aberto em proporções maiores, verifique a disponibilidade de estacionamento suficiente ao número de convidados, banheiros limpos e em bom funcionamento, local apropriado para recepcionistas, guichês de cadastro e identificação dos convidados (se for o caso) e palco com espaço apropriado para tudo que será realizado.
Planejamento
Como costumo dizer: “planejamento é à base do sucesso. Todos de alguma forma planejam, pois, quem não planeja seu sucesso já está planejando o seu fracasso”. A pergunta chave, porém, é: como planejar de forma eficiente um evento empresarial?
Planejar é saber onde você está aonde você quer chegar e quais o(s) método(s) empregado(s) para que isso aconteça.
“Onde você está” representa a disponibilidade de recursos, prazos e de pessoal necessário para formar equipe de apoio. “Aonde quer chegar”, representa os resultados previstos: Aumento das vendas? Maior produtividade? Gestão de conflitos? Motivação para o trabalho em equipe? Ou outro? Defina corretamente o público alvo do evento e os objetivos a serem alcançados, cronometre o tempo de cada etapa do programa e tenha a certeza de que o(s) palestrante(s) e outros participantes estejam conscientes dos objetivos a serem alcançados e o tempo que deverão utilizar. Não se esqueça da equipe de apoio. Divida corretamente as tarefas para cada um. Não queira tomar tudo para si. Pois, provavelmente não dará conta ou deixará de executar alguma tarefa com a eficiência necessária. Os métodos utilizados deverão dar garantias de resultados, serem executados dentro dos períodos previstos e com maior antecedência possível. Todo cronograma de atividades deve ser estabelecido.
Check-List
Não se esqueça de anotar tudo que for importante, como tarefas extras, idéias, observações de superiores ou sugestão de equipe em um caderno ou agenda separada especialmente para o evento e que esteja sempre com você. Escreva ainda todo cronograma das atividades a serem realizadas no preparo do evento, durante o evento e após o evento. Faça um check-list diário e revise várias vezes todas as tarefas. Execute cada etapa por ordem de importância, mas, muito cuidado para não se esquecer das tarefas que “parecem menos importantes”. A ausência delas ou ineficiência na execução das mesmas podem comprometer seriamente o resultado do evento.
Evite imprevistos
O termo “imprevisto” representa algo que você não previa, mas, que era de significante relevância. Então, “preveja”. O já mencionado check-list é imprescindível. Mas é preciso também estar atento para tudo, incorporando o otimista e o pessimista. Seja otimista em tudo que fizer e transmita isso para sua equipe e convidados, mas, aprenda a pensar como o pessimista ao perguntar: “O que pode dar errado”? E evite ser surpreendido com imprevistos inimagináveis.
Nestes 14 anos de experiência como palestrante motivacional e palestrante de vendas, os piores imprevistos que presenciei, sempre estiveram relacionados aos equipamentos. A sonorização é fundamental. O som muito alto, muito baixo, mal sintonizado ou com defeito pode “por abaixo” qualquer evento. Quando o auditório comportar mais de 2000 pessoas é aconselhável a transmissão simultânea por telão, caso contrário, prender a atenção de todo mundo será uma tarefa árdua (porém possível). Assegure-se de que todos os equipamentos estejam funcionando bem antes do evento. O velho jargão já diz: “a primeira impressão é a que fica”. Começar o evento testando microfone ou puxando fios, poderá comprometer a imagem do organizador do evento.
Cabe ressaltar, que embora você se prepare bem, ainda assim os temíveis imprevistos podem ocorrer. Por isso, assegure-se de contratar palestrantes que consigam falar sem o auxílio do computador. Certa vez presencie um fato inusitado: Um palestrante pediu para sair do cronograma de um evento em cima da hora, porque tinha “esquecido a palestra em casa”. Como se a palestra fosse um objeto que você pode deixar em qualquer lugar. Alguns palestrantes esquecem que os recursos audiovisuais são apenas excelentes auxiliares e não a palestra em si. Você que é palestrante, guarde isso com atenção.
E se nem tudo que você planejou sair como o esperado? Não se preocupe, provavelmente seu público não sabe disso "continue sorrido e cumprimente recruta"
Se você está à procura de um palestrante motivacional ou palestrante em vendas, provavelmente é porque deseja realizar um evento. O IMBC não apenas divulga o trabalho de excelentes palestrantes, como ainda, lhe dá toda orientação necessária para garantir o sucesso de seu evento em cada etapa. Solicite um orçamento sem compromisso pelo email: contato@jociandre.com.br ou ligue para nós (88) 9987-0204 (Atendimento em Todo o Brasil).
Um grande abraço, muito sucesso e até o nosso próximo encontro.
Jociandre Barbosa
Palestrante motivacional